【事例】問い合わせから顧客管理までを一本化した導線｜沖縄の中小企業

沖縄の中小企業では、ホームページ・LINE・電話で問い合わせが散らばり、対応状況が見えなくなることがよくあります。この記事では、守秘のため社名を伏せたうえで、CODEVISIONが支援した「問い合わせから顧客管理までの一本化」の進め方を、課題→実装→期間→結果→根拠の型で整理します。

• 流入経路ごとに管理が分かれ、転記ミスと二重連絡が起きていた。
• フォーム送信を顧客管理へ自動登録し、通知とステータスを揃えた。
• 削減時間の推計は出さず、運用として回せる状態になったことだけを成果として書く。

課題

サイトの問い合わせフォーム、LINE、電話メモが別々に残り、「誰が・いつ・どこまで対応したか」が共有されていませんでした。担当が変わると履歴が追えず、同じお客様に二重で連絡する、一次返信が遅れる、といった取りこぼしが出ていました。

実装

1. 経路の棚卸し：今ある入口（フォーム／LINE／電話）と、手書き・チャットへの転記箇所を書き出した。
2. 一本の顧客カード：新規問い合わせを顧客管理へ自動登録し、担当・ステータス・次アクションを同じ場所で見る形にした。
3. 通知の設計：担当者への自動通知と、未対応のまま残る案件の見え方を整えた。
4. 人が残す判断：値引き・契約・クレームなど、AIや自動化に任せない確認点を手順に明記した。

期間

最初の2〜4週間で「入口の接続」と「ステータスの共通化」までを区切り、その後にテンプレート返信やLINE連携の拡張を足す進め方にしました。一気に全部の自動化を入れず、現場が使える状態を先に作っています。

結果

• 問い合わせ情報の手入力・転記をなくし、顧客カードへ集約。
• 未対応・対応中・完了のステータスが見えるようになり、取りこぼしを可視化。
• 初回対応の遅れに気づける運用（通知＋一覧）になった。

※ 応答時間の平均や成約率など、測定条件を公開できない数値は掲載していません。

根拠

県内事業者向けのサイト制作・リニューアルとあわせて実施した支援実績です。守秘義務のため社名は出しません。成果は「運用が一本化されたこと」に限定し、推計の削減率は書いていません。同種の支援は事例ページの Web / CRM 枠でも紹介しています。

よくある質問

Q. 既存のフォームやLINEはそのまま使えますか？
A. 使えるものは残し、足りない接続だけ足します。全部作り直す前提にはしません。

Q. AX支援とシステム開発のどちらですか？
A. 既存ツールの接続と運用設計が中心ならAX支援、専用の仕組みが必要ならシステム開発です。迷う場合はサービス比較をご覧ください。

次の一歩

問い合わせが散らばっている場合は、3分の無料AI診断か無料の個別相談で、どの入口から一本化するかを整理できます。